مستندسازی شناسه های 150 لیست مربوط به پست

به گزارش سئو مئو رئیس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی از لیست 150 سند مربوط به پُست برای بازبینی و بررسی قابلیت مستندسازی نمایه های آنها در این اداره کل آگاهی داد و اظهار داشت: اداره کل توصیف و پ‍ردازش اسناد ملی از شروع سال جاری تا اختتام آذرماه، تعداد 2784 مورد مستندسازی و 772 مورد ویرایش مستندات را به انجام رسانده است.
به گزارش سئو مئو به نقل از ایسنا و به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مهستی ابوذرجمهری، رئیس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی با بیان این خبر در تشریح اهمیت مستندسازی و اهمیت فعالیت این گروه اظهار داشت: مستندسازی در لغت به مفهوم بخشیدن قابلیت استنادی است و در مفهوم کلی آن عبارت از تدوین سیستمی جامع از اطلاعات، یکپارچه سازی آنها و بروزرسانی مداوم اطلاعات است.
او افزود: به هر میزان، بانک مستندات یک سازمان قوی تر باشد، بیان کننده حرفه ای تر بودن کارهای آن سازمان است. در همین راستا در آرشیو ملی ایران، مستندسازی فعالیتی تخصصی است که گروه مستندسازی داده های اسنادی به آن پرداخته و نه فقط به نیازهای مستندسازی گروههای لیست نویسی اسناد و لیست نویسی منابع دیداری – شنیداری و اسناد ویژه (خریداری و اهدایی) مستقر در آرشیو ملی کشور پرداخته، بلکه نیازهای مستندسازی مدیریت های استانی را نیز پاسخگو خواهد بود.
مهستی ابوذرجمهری بیان کرد: در این پروسه که مقدمات آن از تیرماه سال جاری فراهم شده، دسترسی مراکز استانی به سبد مجازی aut-gangineh تعریف شد و ارسال رکورد به این سبد صورت می گیرد و بسته به نوع نمایه پیشنهادی و حوزه آن (نام اشخاص، تنالگان، نام جغرافیایی، نام خاندان، موضوع) رکورد به سبد هر یک از کارشناسان گروه ارسال شده و تعیین تکلیف می شود. تعیین تکلیف بدین سان است که در صورتیکه نمایه پیشنهادی در بانک «رسا» موجود باشد، از بانک فراخوان شده و در کاربرگه قرار می گیرد و در صورتیکه نمایه پیشنهادی قابلیت مستند شدن نداشته باشد، همچنان در کاربرگه باقی می ماند، برای اینکه ممکنست در زمان های بعدی اسنادی یافت شوند که اطلاعات نمایه پیشنهادی را کامل کنند و آن نمایه قابلیت مستند شدن پیدا کند.
او افزود: بخش دیگری از کارهای این گروه، ویرایش مستندات بانک است که هرگاه اطلاعات جدیدی از یک مستند به دست آید، کارشناسان گروه موظف خواهند بود که این اطلاعات را وارد کاربرگه مستندسازی و در نتیجه اطلاعات آن مستند را تکمیل تر کنند. بعنوان مثال وقتی شخصیتی در بانک مستندات وجود دارد که در هیچ یک از منابع، تاریخی از فوت وی ثبت نشده است و در سندی تاریخ فوت وی ذکر می شود، کارشناس مستندسازی رجال، باید تاریخ فوت به دست آمده را وارد شناسه کند، اهمیت این کار خصوصا برای رجال مربوط به دوره قاجار که به تناوب دارای لقب واحدی بوده اند دارای اهمیت ویژه ای است. همان گونه که ذکر شد، مستندسازی در زمینه نام اشخاص، عناوین قراردادی، نام خاندان ها، نام تنالگان، نام جغرافیایی و موضوعات انجام می شود.
رئیس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی همین طور اظهار داشت: جریان مستندسازی، کارهای پشتیبانی ویژه ای را می طلبد که به سهولت امکان پذیر نیست. از شروع سال جاری تا اختتام آذرماه، ۲۷۸۴ مورد مستندسازی و ۷۷۲ مورد ویرایش مستندات انجام شده است. البته باید در نظر داشت که چند ماه نخست سال جاری به سبب وضعیت کرونا، کارشناسان سازمان، وضعیت حضور ۳۰درصدی نیز داشته اند.
او در آخر بیان کرد: کارهای جانبی مانند مصاحبه رادیویی با رادیو فرهنگ در حوزه بهبود پروسه مستندسازی برای مراکز استانی، برگزاری کارگاه های آموزشی در هفته جهانی آرشیو و معرفی بانک مستندات و ارائه توضیحات لازم برای هیئت اعزامی از آستانه مقدسه حضرت معصومه (س) نیز همچون کارهای گروه امسال بوده است. هم اکنون، ۱۵۰ لیست از اسناد پُست مربوط به دوره زمانی مظفرالدین شاه تا دوران دوم پهلوی، بمنظور بازبینی و بررسی قابلیت مستندسازی نمایه های موجود در آنها که عمدتاً مربوط به اشخاص و تنالگان هستند در اختیار گروه قرار گرفته است.

منبع: سئو مئو